Trong lớp học thực tế, lịch của lớp và lịch của từng học viên không phải lúc nào cũng giống nhau. Lớp có thể học thứ Hai, Tư, Sáu nhưng một học viên chỉ tham gia thứ Hai và Sáu. Một bạn khác bắt đầu giữa tháng. Một bạn bảo lưu hai tuần rồi quay lại. Nếu hệ thống chỉ lưu một ô “lịch học”, điểm danh và học phí sớm muộn sẽ sai.
Muốn quản lý đúng, cần tách ba thông tin: lịch chung của lớp, lịch áp dụng cho từng học viên trong lớp và ngày học viên nhập học.
Lịch chung của lớp trả lời câu hỏi gì?
Lịch chung mô tả kế hoạch vận hành của lớp:
- lớp học vào những thứ nào;
- mỗi thứ học ca nào, chọn từ các ca học đã thiết lập;
- phòng học hoặc cơ sở;
- giáo viên phụ trách;
- ngày khai giảng, cố định sau khi tạo lớp;
- các ngày nghỉ chính thức ảnh hưởng đến lớp.
Đây là dữ liệu để tạo thời khóa biểu và buổi học dự kiến. Nó không tự chứng minh rằng mọi học viên trong lớp phải xuất hiện ở mọi buổi.
Trong LopOne, lịch lớp chỉ sửa được khi lớp chưa phát sinh buổi học, điểm danh hoặc học phí. Khi đó, lưu lịch mới sẽ đặt lại lịch của mọi học viên đang học theo lịch lớp mới. Khi lớp đã có dữ liệu, lịch lớp bị khóa để các buổi đã học không bị hiểu lại. Muốn đổi lịch giữa khóa, ví dụ từ thứ Hai–Tư sang thứ Ba–Năm, hãy mở một lớp mới với lịch mới rồi dùng Chuyển lớp cho từng học viên (trong cùng cơ sở); lớp cũ giữ nguyên lịch sử.
Lịch riêng của một học viên trong lớp là gì?
Quá trình học trong lớp ghi nhận việc “học viên đang học trong lớp này”, không chỉ là hồ sơ cá nhân. Lịch riêng nên đi cùng quá trình đó vì một học viên có thể học hai lớp với hai lịch khác nhau. Trong LopOne, mỗi học viên trong lớp hoặc theo lịch lớp, hoặc bấm “Đổi lịch” để chọn thứ và ca học riêng từ các ca đã thiết lập.
Lịch riêng giúp biểu đạt các trường hợp:
- học viên chỉ học một phần các ngày của lớp;
- học viên tham gia một nhóm ghép;
- học viên đổi lịch trong thời gian còn ở cùng lớp;
- học viên có thỏa thuận riêng do bù buổi hoặc lịch cá nhân;
- một số ngày của lớp không áp dụng cho học viên đó.
Điểm quan trọng là lịch riêng không nhất thiết phải trùng ít nhất một ngày với lịch mặc định. Có những mô hình lớp ghép hoặc ca thay thế mà lịch cá nhân khác hoàn toàn. Nếu phần mềm ép phải giao nhau chỉ để “trông hợp lý”, người vận hành sẽ phải nhập sai dữ liệu để lưu được.
Lịch riêng tính từ ngày nhập học
Trong LopOne, mỗi học viên trong lớp chỉ có một bộ lịch, tính từ ngày nhập học:
- Ngày nhập học không được trước ngày khai giảng của lớp.
- Sửa lịch riêng hoặc sửa ngày nhập học là thay cả bộ lịch, tính lại từ ngày nhập học. Không có ô chọn ngày áp dụng riêng cho lịch mới.
- Buổi đã điểm danh vẫn giữ kết quả đã lưu; khoản học phí đã thu và kỳ đã thu không đổi.
Vì lịch mới tính từ ngày nhập học, những buổi cũ chưa có bản ghi điểm danh cũng được đọc theo lịch mới. Hãy điểm danh đủ các buổi đã qua trước khi sửa lịch. Nếu lịch mới chỉ nên áp dụng từ giữa khóa, dùng Chuyển lớp sang một lớp có lịch phù hợp thay vì sửa lịch.
Dòng thời gian khi sửa lịch riêng
03/08 01/09
Vào lớp ── lịch riêng T2 ────── sửa thành T2, T4
buổi T2 đã điểm danh: giữ kết quả
lịch T2, T4 được đọc từ 03/08, kể cả buổi T4 cũ chưa điểm danhVí dụ trên là một lớp học thứ Hai và thứ Tư. Khi nhân viên sửa lịch vào ngày 01/09, LopOne không hỏi lịch mới bắt đầu từ ngày nào: bộ lịch mới thay bộ cũ từ ngày nhập học 03/08. Muốn ghi lại lý do đổi lịch, dùng ô “Ghi chú nhập học/lớp” của học viên.
Xác định một buổi có áp dụng cho học viên hay không
Với mỗi buổi học, hệ thống có thể đi theo thứ tự:
- Buổi có nằm trong thời gian học viên đang học ở lớp không?
- Học viên theo lịch lớp hay có lịch riêng?
- Thứ trong tuần của buổi có nằm trong lịch đó không? LopOne chỉ xét thứ, không xét ca.
- Có sự kiện bảo lưu, nghỉ hẳn, chuyển lớp hoặc ngày nghỉ làm thay đổi kết quả không?
Nếu kết quả là “không áp dụng”, ô điểm danh trong LopOne hiện Ngoài lịch, không phải vắng. Vắng là một trạng thái tham gia buổi học có nghĩa là học viên đáng lẽ phải có mặt nhưng không đến. Ngoài lịch có nghĩa là buổi đó không thuộc nghĩa vụ học của người này.
Bảng quyết định cho một buổi
| Điều kiện tại ngày của buổi | Lịch được dùng | Kết quả điểm danh |
|---|---|---|
| Trước ngày nhập học | Không có | Ngoài lịch |
| Đang học, theo lịch lớp | Lịch lớp | Ghi Có mặt, Vắng hoặc Có phép nếu thứ của buổi thuộc lịch lớp |
| Đang học, có lịch riêng | Lịch riêng, tính từ ngày nhập học | Chỉ ghi nhận nếu thứ trong tuần thuộc lịch riêng |
| Đang bảo lưu | Không áp dụng | Ngoài lịch |
| Đã nghỉ/chuyển khỏi lớp | Không áp dụng ở lớp cũ | Ngoài lịch; lịch sử cũ vẫn còn |
| Ngày nghỉ áp dụng cho toàn bộ lớp trong cơ sở đang xét | Lịch vẫn được giữ làm lịch sử | Không tạo nghĩa vụ điểm danh thông thường |
Những gì vẫn giữ khi sửa lịch
LopOne giữ một bộ lịch hiện tại cho mỗi học viên trong lớp, không giữ các bản lịch cũ theo ngày. Những gì được giữ là kết quả đã lưu:
- kết quả của các buổi đã điểm danh;
- khoản học phí đã thu và kỳ học phí đã thu;
- quá trình học ở lớp cũ khi học viên bảo lưu, nghỉ hoặc chuyển lớp;
- ghi chú nhập học/lớp nếu trung tâm cần ghi lý do đổi lịch.
Nhờ vậy, khi phụ huynh hỏi vì sao ngày 15/07 không được tính buổi, nhân viên đối chiếu kết quả điểm danh đã lưu của buổi đó cùng các mốc vào lớp, bảo lưu, chuyển lớp, thay vì nhìn lịch hiện tại rồi suy đoán.
Bảo lưu, nghỉ và chuyển lớp không giống nhau
Ba nghiệp vụ này đều có thể làm học viên không xuất hiện ở một số buổi, nhưng bản chất khác:
- Bảo lưu: quan hệ học tập tạm dừng và có thể tiếp tục. Ngày dự kiến quay lại chỉ để theo dõi; học viên không tự học lại. Nhân viên bấm “Cho học lại”, chọn lớp quay lại (có thể là lớp khác trong cùng cơ sở) và ngày học lại.
- Nghỉ: quá trình học trong lớp kết thúc từ ngày nghỉ được chọn.
- Chuyển lớp: quá trình ở lớp cũ kết thúc và quá trình ở lớp mới (trong cùng cơ sở) bắt đầu, có thể kèm điều chuyển quyền lợi học phí.
Không nên giải quyết tất cả bằng cách xóa học viên khỏi lớp. Xóa làm mất lịch sử và khiến điểm danh cũ không còn người để tham chiếu. Ghi trạng thái kèm ngày bảo lưu, ngày nghỉ hoặc ngày chuyển lớp bảo toàn quá khứ tốt hơn.
Ví dụ thực hành: sáu tình huống và kết quả mong đợi
Giả sử lớp học thứ Hai và thứ Tư, 18:00–19:30. Chạy đủ sáu trường hợp sau:
| Tình huống | Dữ liệu thử | Kết quả trước mốc | Kết quả từ mốc |
|---|---|---|---|
| Theo lịch lớp từ đầu | Vào lớp 05/08, không có lịch riêng | Không có buổi trước ngày vào | Có trong buổi T2 và T4 |
| Vào giữa tháng | Vào lớp 19/08 | Ngoài lịch đến 18/08 | Có trong lịch từ 19/08 |
| Có lịch riêng từ đầu | Chỉ học T2 | Buổi T4 là ngoài lịch | Buổi T2 có thể điểm danh |
| Sửa lịch riêng | Ngày 01/09 sửa thành T2 và T4 | Buổi T4 là ngoài lịch; buổi T2 đã điểm danh | Buổi T2 đã ghi giữ kết quả; lịch T2, T4 tính từ ngày nhập học, kể cả buổi T4 cũ |
| Bảo lưu rồi quay lại | Bảo lưu từ 10/09, hẹn quay lại 24/09 | Buổi đã điểm danh trước 10/09 giữ kết quả | Trong khoảng bảo lưu là Ngoài lịch; học lại khi nhân viên bấm Cho học lại (có thể vào lớp khác) |
| Chuyển lớp, kể cả để đổi lịch giữa khóa | Sang lớp B từ 01/10 | Lịch sử lớp A giữ nguyên | Từ 01/10 chỉ hiện trong lớp B |
Với mỗi hàng, mở một buổi trước và một buổi sau mốc, rồi kiểm tra buổi đã điểm danh vẫn giữ đúng kết quả. Nếu kết quả cũ bị đổi theo lịch hiện tại, quy tắc lịch chưa đủ để đưa vào vận hành.
Quy tắc ngắn để đội ngũ dễ nhớ
- Lịch lớp là mặc định vận hành.
- Lịch riêng của học viên là ngoại lệ có chủ đích.
- Lịch riêng tính từ ngày nhập học; sửa lịch là thay cả bộ.
- Ngoài lịch không phải vắng.
- Thay đổi trạng thái, không xóa lịch sử.
- Điểm danh đủ trước khi sửa lịch; đổi lịch giữa khóa thì mở lớp mới và dùng Chuyển lớp.
Khi những nguyên tắc này được giữ nhất quán, thời khóa biểu, điểm danh và học phí có thể dùng cùng một sự thật thay vì mỗi bộ phận tự diễn giải lịch học theo cách riêng.
Tiếp theo, đối chiếu cách các kết quả này xuất hiện trong ma trận điểm danh và cách tách lớp, lịch khi trung tâm có nhiều cơ sở. Có thể xem bề mặt lịch và lớp tại trang tính năng LopOne.
