Sản phẩm LopOne
Sáu mạch vận hành, dùng chung một nguồn dữ liệu.
Từ người quan tâm đến lớp học, điểm danh, học phí và đội ngũ: mỗi phần có trách nhiệm riêng nhưng vẫn nối được với phần trước và phần sau.
Nội dung dựa trên các luồng đã được kiểm tra trên LopOne; phạm vi thao tác được phân biệt theo vai trò và ngày thực hiện.
01 · Tuyển sinh CRM
Theo người quan tâm đến đúng bước xếp lớp.
Mỗi lead giữ tên học viên, tên và số điện thoại phụ huynh, nhu cầu và lịch sử chăm sóc trong cùng một hồ sơ. Đội ngũ nhìn được việc đã xảy ra, việc cần làm tiếp và chỉ bàn giao sang chờ xếp lớp khi thông tin đã đủ rõ.
- Mỗi lead ghi tên học viên cùng tên, số điện thoại phụ huynh; phụ huynh hỏi cho hai con thì tạo hai lead.
- Tách lịch sử trao đổi khỏi việc cần làm tiếp theo để lời hẹn không bị chìm trong ghi chú.
- Giữ bước chuyển sang danh sách chờ xếp lớp có chủ đích thay vì tạo hồ sơ học viên quá sớm.
Luồng nên kiểm tra
- 01
Tạo lead
Tìm theo số điện thoại trước để tránh trùng, rồi ghi nguồn, học viên, phụ huynh và chương trình quan tâm.
- 02
Chăm sóc có điểm tiếp theo
Lưu lần trao đổi đã xảy ra và hẹn riêng việc còn phải làm.
- 03
Bàn giao sang xếp lớp
Chỉ chuyển tiếp khi nhu cầu, khung giờ và thông tin người học đã đủ để xử lý.
02 · Học viên, lớp và lịch
Giữ lớp, lịch chung và quá trình học cùng một dòng thời gian.
Lớp có lịch chung theo ca đã thiết lập; mỗi học viên theo lịch lớp hoặc lịch riêng, tính từ ngày nhập học. Lịch lớp chỉ sửa được khi lớp chưa có buổi học, điểm danh hoặc học phí.
- Tổ chức lớp theo cơ sở, chương trình, phòng, giáo viên và lịch chung.
- Theo dõi học viên đang học, bảo lưu, rời lớp hoặc chuyển lớp mà không xóa lịch sử cũ.
- Xem thời khóa biểu theo tuần để đối chiếu lớp, ca, phòng và người phụ trách.
Luồng nên kiểm tra
- 01
Tạo lớp và lịch nền
Chọn cơ sở, chương trình, ca học, phòng và giáo viên cho lớp.
- 02
Gắn học viên vào đúng giai đoạn
Ngày bắt đầu và các thay đổi sau đó quyết định buổi nào thuộc quá trình học.
- 03
Lịch riêng theo học viên
Theo lịch lớp hoặc chọn thứ và ca riêng, tính từ ngày nhập học; sửa lịch không làm mất buổi đã điểm danh.
03 · Điểm danh
Xác định buổi có áp dụng trước khi ghi trạng thái tham gia.
Một ô điểm danh chỉ có nghĩa khi lịch và quá trình học cho biết học viên có thuộc buổi đó. LopOne tách có mặt, vắng, có phép, ngoài lịch và chưa điểm danh để trung tâm không biến mọi ô trống thành một ca vắng.
- Đọc danh sách điểm danh theo lớp và từng buổi học.
- Phân biệt học viên vắng với học viên không thuộc lịch áp dụng.
- Giữ trạng thái chưa điểm danh riêng để quản lý biết cần hoàn tất sổ hay sửa dữ liệu lịch.
Luồng nên kiểm tra
- 01
Kiểm tra buổi học
Xác định lớp, ngày và ca của buổi cần điểm danh.
- 02
Xác định học viên áp dụng
Đọc quá trình học và lịch riêng trước khi yêu cầu trạng thái tham gia.
- 03
Ghi và rà soát ngoại lệ
Lưu có mặt, vắng hoặc có phép rồi kiểm tra những ô còn chưa điểm danh.
04 · Học phí, công nợ và sổ quỹ
Tách nghĩa vụ học phí khỏi tiền thực nhận.
Khoản học phí cho biết học viên cần đóng, lần thu cho biết trung tâm đã nhận gì, còn sổ quỹ ghi nhận dòng tiền thực tế. LopOne giữ ba lớp này riêng để một lần điều chỉnh không âm thầm làm thay đổi lịch sử đối chiếu.
- Xem bối cảnh khoản học phí theo đúng học viên và lớp đang theo dõi.
- Ghi nhận lần thanh toán với số tiền và phương thức cụ thể trước khi hoàn tất.
- Đối chiếu phiếu thu, phiếu chi và số dư trong sổ quỹ theo cơ sở.
Luồng nên kiểm tra
- 01
Xác định khoản phải thu
Kiểm tra nghĩa vụ học phí và phần còn lại của học viên trước khi nhận tiền.
- 02
Ghi lần thanh toán
Xác nhận số tiền, phương thức và bối cảnh thu thay vì chỉ sửa một ô tổng.
- 03
Đối chiếu sổ quỹ
Theo giao dịch đã ghi nhận đến đúng quỹ và giữ lịch sử khi cần điều chỉnh.
05 · Nhân sự, chấm công và phân quyền
Giao đúng việc, đúng phạm vi và giữ bước đối soát riêng.
Hồ sơ nhân sự cho biết ai đang làm việc; chức vụ giúp chọn nhóm trách nhiệm; quyền và phạm vi cơ sở quyết định thao tác thực tế. Chấm công giáo viên được giữ thành một luồng riêng để giờ dạy có thể được rà soát trước khi đối chiếu kỳ.
- Quản lý giáo viên và nhân viên theo trạng thái làm việc cùng phạm vi cơ sở.
- Giao quyền theo phần việc thay vì mở toàn bộ chỉ bằng tên chức vụ.
- Giáo viên tự chấm công và điểm danh trong ngày hiện tại; bộ phận nhân sự có thể thực hiện cả hai luồng, bổ sung hoặc điều chỉnh từ ngày hiện tại về quá khứ theo quyền.
Luồng nên kiểm tra
- 01
Tạo hồ sơ nhân sự
Ghi người làm việc, chức vụ tham chiếu và các cơ sở được phân công.
- 02
Kiểm tra quyền thực tế
Mở đúng nhóm thao tác cần thiết và thu hẹp theo phạm vi công việc.
- 03
Đối chiếu giờ dạy
So lịch phân công với người dạy thực tế và xử lý ngoại lệ trước khi chốt kỳ.
06 · Quản lý nhiều cơ sở
Dùng chung dữ liệu cần chung, giữ riêng phạm vi phải riêng.
Một trung tâm có thể dùng chung hồ sơ học viên và đội ngũ nhưng lớp, phòng, lịch và quỹ vẫn cần đúng cơ sở. LopOne cho phép chọn ngữ cảnh làm việc, đồng thời quyền truy cập tiếp tục quyết định người dùng được xem và thao tác ở đâu.
- Quản lý danh mục cơ sở và chọn đúng ngữ cảnh trước khi làm việc.
- Giữ lớp, phòng, lịch và giao dịch gắn với nơi chúng thực sự phát sinh.
- Phân công nhân sự qua nhiều cơ sở mà không mặc định mở toàn bộ dữ liệu.
Luồng nên kiểm tra
- 01
Xác định dữ liệu dùng chung
Giữ hồ sơ trung tâm, học viên và nhân sự ở một nguồn thống nhất.
- 02
Gắn dữ liệu vận hành theo cơ sở
Lớp, phòng, lịch và quỹ được đặt vào đúng nơi phát sinh.
- 03
Kiểm tra phạm vi người dùng
Đổi cơ sở để làm việc nhưng chỉ hiển thị phần mà quyền đã cho phép.
Bắt đầu từ một luồng
Chọn một lớp và kiểm tra từ lịch đến điểm danh, học phí.
Không cần chuyển toàn bộ trung tâm trong lần đầu. Một lớp mẫu đủ để biết dữ liệu và trách nhiệm đã nối đúng hay chưa.